楚雄市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議管理辦法（試行）的通知

楚市政辦通〔2018〕30號(hào)

楚雄經(jīng)開區(qū)（高新區(qū)），各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，市屬各部門：

《楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議管理辦法（試行）》已經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

2018年4月24日

（此件主動(dòng)公開）

楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)全市電子政務(wù)視頻會(huì)議管理，明確職責(zé)和工作要求，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議保障水平和質(zhì)量，根據(jù)省、州電子政務(wù)視頻會(huì)議管理相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議是指全市各級(jí)各部門使用楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會(huì)議系統(tǒng)）召開的會(huì)議。

第三條 視頻會(huì)議市級(jí)主會(huì)場原則設(shè)在市人民政府六樓大會(huì)議室或其它市級(jí)會(huì)議室，分會(huì)場設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子政務(wù)視頻會(huì)議室。也可根據(jù)實(shí)際情況，將主會(huì)場設(shè)在市內(nèi)具備條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子政務(wù)視頻會(huì)議室。

第四條 會(huì)場管理單位是指各級(jí)視頻信號(hào)接收點(diǎn)的會(huì)議場地管理單位。會(huì)場管理單位應(yīng)保證會(huì)場環(huán)境滿足視頻會(huì)議召開要求。

第五條 視頻會(huì)議申請單位是指申請召開視頻會(huì)議的主辦或承辦單位。

第二章 組織和管理

第六條 視頻會(huì)議管理遵循“統(tǒng)一組織、分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地管理”原則，由市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及市屬相關(guān)部門辦公室牽頭負(fù)責(zé)，切實(shí)理順管理體制，落實(shí)本級(jí)視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行管理部門，確保管理到位、責(zé)任到人。

第七條 楚雄市人民政府辦公室是市電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)的市級(jí)節(jié)點(diǎn)運(yùn)行管理部門；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政綜合辦公室等為鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)視頻信號(hào)節(jié)點(diǎn)運(yùn)行管理部門。

第八條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府電子政務(wù)視頻會(huì)議運(yùn)行管理接受市人民政府辦公室的統(tǒng)一管理及業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第九條 楚雄市電子政務(wù)視頻會(huì)議管理由市人民政府辦公室負(fù)責(zé)。市人民政府辦公室信息中心具體建立規(guī)范的運(yùn)維體系，負(fù)責(zé)全市視頻會(huì)議召開時(shí)的統(tǒng)一調(diào)度和操作；負(fù)責(zé)市級(jí)節(jié)點(diǎn)視頻會(huì)議召開時(shí)的信號(hào)保障工作；負(fù)責(zé)組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)參加省、市級(jí)組織的視頻會(huì)議信號(hào)保障工作；負(fù)責(zé)市級(jí)視頻會(huì)議系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的日常維護(hù)；負(fù)責(zé)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作執(zhí)行情況、實(shí)施效果開展調(diào)研；負(fù)責(zé)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的組織協(xié)調(diào)、技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)市級(jí)會(huì)議視頻資料的管理工作。

第十條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子政務(wù)視頻會(huì)議由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政綜合辦公室統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會(huì)議系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的日常維護(hù)；做好參加上級(jí)組織的視頻會(huì)議信號(hào)保障工作。

第十一條 市人民政府六樓視頻會(huì)議主會(huì)場分別由市人民政府辦公室信息中心、綜合科、行政科做好技術(shù)、會(huì)場服務(wù)、電力供應(yīng)保障等工作，州電信公司做好全程保障。

市人民政府辦公室信息中心負(fù)責(zé)市人民政府六樓大會(huì)議主會(huì)場音視頻設(shè)備的管理維護(hù)及主會(huì)場音視頻信號(hào)的采集和切換、視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的管理維護(hù)，將接收到的音視頻信號(hào)傳輸至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場，將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場的音視頻信號(hào)傳輸至主會(huì)場，并進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。同時(shí)，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會(huì)議調(diào)試、管理等工作納入全市政府信息與政務(wù)公開綜合績效考核，對不參與調(diào)試、保障不到位的單位定期通報(bào)，并扣除相應(yīng)考核分值。

州電信公司負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)線路傳輸保障，做好設(shè)備及傳輸線路的日常維護(hù)。

第十二條 視頻會(huì)議申請單位應(yīng)遵循“誰申請，誰負(fù)責(zé)”原則，具體負(fù)責(zé)召開該次視頻會(huì)議組織協(xié)調(diào)和管理服務(wù)等會(huì)務(wù)工作，并明確負(fù)責(zé)人和聯(lián)絡(luò)人，督促各鄉(xiāng)鎮(zhèn)做好會(huì)前調(diào)試、會(huì)中保障等工作。

第三章 會(huì)議準(zhǔn)備

第十三條 市級(jí)視頻會(huì)議申請單位應(yīng)提前 2 個(gè)工作日向市人民政府辦公室報(bào)告，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可籌備召開，以便根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議需求及時(shí)準(zhǔn)備，主會(huì)場設(shè)在市人民政府六樓大會(huì)議室的視頻會(huì)議，市人民政府辦公室綜合科應(yīng)及時(shí)將會(huì)議方案或會(huì)議通知送達(dá)市人民政府辦公室信息中心，并由市人民政府辦公室信息中心抄送或通知視頻會(huì)議主會(huì)場相關(guān)技術(shù)保障單位。

第十四條 申請召開視頻會(huì)議應(yīng)遵循“先申請先安排，確保中央、省、州級(jí)會(huì)議優(yōu)先安排”的原則。若發(fā)生時(shí)間沖突時(shí)，由視頻會(huì)議申請單位協(xié)調(diào)解決。

第十五條 若視頻會(huì)議發(fā)生變更，市人民政府辦公室綜合科或視頻會(huì)議申請單位應(yīng)及時(shí)通知市人民政府辦公室信息中心，并由市人民政府辦公室信息中心負(fù)責(zé)通知視頻會(huì)議相關(guān)技術(shù)保障單位。

第十六條 原則上應(yīng)在視頻會(huì)議召開前1天進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試。會(huì)議申請單位如需預(yù)演的，應(yīng)在申請會(huì)議時(shí)說明，并相應(yīng)提前系統(tǒng)調(diào)試時(shí)間。會(huì)議預(yù)演由會(huì)議申請單位統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)按時(shí)做好相關(guān)配合工作。

第十七條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)接到視頻會(huì)議保障工作通知后，要按時(shí)參加系統(tǒng)調(diào)試，調(diào)試中服從市人民政府辦公室的統(tǒng)一指揮。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場要觀察會(huì)場圖像、聲音是否正常，如有問題及時(shí)向市人民政府主會(huì)場說明情況，并在排除故障后再與市人民政府主會(huì)場進(jìn)行調(diào)試。若不按時(shí)參加系統(tǒng)調(diào)試，所產(chǎn)生的一切后果由鄉(xiāng)鎮(zhèn)自行承擔(dān)，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

第十八條 會(huì)前調(diào)試時(shí)段，如會(huì)場場地被占用，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證調(diào)試順利進(jìn)行。

第四章 會(huì)議保障

第十九條 會(huì)議申請單位原則上不得對所申請的視頻會(huì)議進(jìn)行臨時(shí)變更，若因臨時(shí)變更導(dǎo)致未及時(shí)進(jìn)行全網(wǎng)聯(lián)調(diào)，造成視頻會(huì)議保障運(yùn)行存在隱患或問題的，由申請單位自行負(fù)責(zé)。

第二十條 各分會(huì)場具體技術(shù)保障人員應(yīng)在會(huì)議開始前1小時(shí)到崗，開啟設(shè)備，檢查設(shè)備工作狀態(tài)、圖像聲音質(zhì)量、會(huì)議室燈光效果等，統(tǒng)一服從市人民政府辦公室指揮、管理及調(diào)試。召開州、市、鄉(xiāng)三級(jí)視頻會(huì)議前，市人民政府主會(huì)場保障人員應(yīng)先將所轄范圍內(nèi)的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻節(jié)點(diǎn)呼進(jìn)會(huì)議，并完成會(huì)議調(diào)試（會(huì)場環(huán)境、攝像頭位置等檢查工作）后，再加入全網(wǎng)聯(lián)調(diào)。調(diào)試結(jié)束后，各分會(huì)場嚴(yán)禁對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整操作。

第二十一條 會(huì)議過程中，各分會(huì)場具體技術(shù)保障人員必須堅(jiān)守崗位，全程監(jiān)控會(huì)議圖像和聲音，出現(xiàn)問題應(yīng)迅速協(xié)調(diào)解決，隨時(shí)與主會(huì)場保持聯(lián)系，嚴(yán)禁違規(guī)操作。若出現(xiàn)故障，會(huì)后詳細(xì)記錄故障情況及處理措施，并向市人民政府辦公室信息中心提交故障處理報(bào)告以供分析總結(jié)及整改。

第二十二條 視頻會(huì)議系統(tǒng)一律采用主會(huì)場控制模式，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場顯示圖像為當(dāng)前發(fā)言者會(huì)場圖像，主會(huì)場可對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場圖像進(jìn)行瀏覽、點(diǎn)名發(fā)言等特殊操作，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議議程，不得隨意掛斷會(huì)議或輪巡其他會(huì)場。

第二十三條 會(huì)議期間，嚴(yán)禁將未經(jīng)測試的麥克風(fēng)接入視頻會(huì)議系統(tǒng)。除正在發(fā)言會(huì)場外，其他分會(huì)場均要關(guān)閉話筒及禁止播放其它與會(huì)議無關(guān)的聲源。分會(huì)場需要發(fā)言時(shí)才方可開啟話筒，發(fā)言完畢后應(yīng)及時(shí)關(guān)閉。

第二十四條 會(huì)議期間，嚴(yán)禁隨意調(diào)整攝像頭，若會(huì)議安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場發(fā)言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場管理人員方可將攝像頭快速切換至預(yù)設(shè)位置。

第二十五條 會(huì)議期間，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入視頻會(huì)議系統(tǒng)操作間，視頻會(huì)議系統(tǒng)遙控器應(yīng)存放在安全位置，避免人為原因?qū)е聲?huì)議中斷。

第二十六條 會(huì)議結(jié)束后，首先由主會(huì)場技術(shù)保障單位斷開整個(gè)視頻會(huì)議系統(tǒng)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場確認(rèn)系統(tǒng)斷開后，方可關(guān)閉本會(huì)場相關(guān)設(shè)備。

第二十七條 在召開視頻會(huì)議過程中，若產(chǎn)生技術(shù)保障服務(wù)費(fèi)、音視頻后期編輯制作費(fèi)、耗材費(fèi)、設(shè)備搬運(yùn)費(fèi)、交通費(fèi)等，由視頻會(huì)議申請單位負(fù)責(zé)承擔(dān)。

第二十八條 各技術(shù)保障單位工作人員應(yīng)樹立保密意識(shí)，未經(jīng)會(huì)議申請單位許可不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第五章 會(huì)場要求與設(shè)備管理

第二十九條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加強(qiáng)視頻會(huì)議系統(tǒng)的日常維護(hù)管理，妥善保管系統(tǒng)設(shè)備。技術(shù)管理人員要定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)排除故障隱患，禁止隨意拆裝設(shè)備，禁止無關(guān)人員接觸設(shè)備。視頻會(huì)議系統(tǒng)管理計(jì)算機(jī)做到專機(jī)專用，禁止聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)，禁止安裝與視頻會(huì)議系統(tǒng)無關(guān)的其他軟件。

第三十條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加強(qiáng)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的權(quán)限控制和設(shè)備參數(shù)配置管理，不得擅自修改各節(jié)點(diǎn)設(shè)備的 IP 地址、賬號(hào)密碼、會(huì)場名稱等技術(shù)參數(shù)配置，如需修改，須書面報(bào)市人民政府辦公室審批后方可。

第三十一條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)更換或新增視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備，應(yīng)保證與現(xiàn)有系統(tǒng)互連互通，視頻會(huì)議系統(tǒng)向下級(jí)節(jié)點(diǎn)延伸時(shí)，須向市人民政府辦公室提出正式申請并提交具體方案，經(jīng)批準(zhǔn)同意后方可接入。

第三十二條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場視頻會(huì)議室整體色調(diào)應(yīng)采用不宜反光的淺色色調(diào)；視頻會(huì)議室光源要避免自然光源，確保室內(nèi)光照充分均勻，滿足視頻會(huì)議攝像需求；視頻會(huì)議室應(yīng)具有良好的隔音效果，滿足視頻會(huì)議聲音需求。

第六章 保障措施

第三十三條 視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)屬地管理原則，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)承擔(dān)。

第三十四條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子政務(wù)視頻會(huì)議管理應(yīng)明確1名分管領(lǐng)導(dǎo)、1 名技術(shù)保障人員、2名運(yùn)行管理人員負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會(huì)議的維護(hù)管理。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)電子政務(wù)視頻會(huì)議管理的分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)保障員、運(yùn)行管理人員應(yīng)相對固定，若人員有變動(dòng)，必須做好手續(xù)交接和技能培訓(xùn)，并及時(shí)將有關(guān)情況（姓名、職務(wù)、職稱、工作電話、手機(jī)號(hào)碼、QQ號(hào)、電子郵箱等）報(bào)市人民政府辦公室信息中心備案。

第三十五條 市人民政府辦公室每3個(gè)月應(yīng)至少組織1次所有分會(huì)場參加的聯(lián)合測試。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政綜合辦公室等應(yīng)定期組織電子政務(wù)視頻會(huì)議測試，測試中或發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障等影響視頻會(huì)議系統(tǒng)正常運(yùn)行的因素，應(yīng)及時(shí)處理并報(bào)市人民政府辦公室信息中心備案。

第三十六條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)采取有效措施確保視頻會(huì)議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信道通信質(zhì)量，會(huì)前應(yīng)及時(shí)聯(lián)系當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商在會(huì)議期間對線路進(jìn)行保障維護(hù)，并加強(qiáng)局域網(wǎng)病毒防治，防止病毒爆發(fā)等問題對視頻會(huì)議系統(tǒng)的影響。

第三十七條 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要建立視頻會(huì)議系統(tǒng)管理制度，規(guī)范操作流程，制定應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案演練。要做好會(huì)前聯(lián)調(diào)和會(huì)議記錄等工作。

第三十八條 市人民政府辦公室要加強(qiáng)視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)工作，每年至少組織1次技術(shù)管理人員參加的交流培訓(xùn)。

第七章 附 則

第三十九條 本辦法適用于全市管理、維護(hù)和使用視頻會(huì)議系統(tǒng)的各相關(guān)單位。

第四十條 本辦法由市人民政府辦公負(fù)責(zé)解釋，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)可根據(jù)本辦法制定相應(yīng)的管理制度。

第四十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。